DATEV-Cloud: Was Ihre Kanzlei bis August 2026 prüfen muss

Mit DATEV 20.0 im August 2026 endet die Unterstützung für Office 2021, als Arbeitsplatz-Betriebssystem führt DATEV Windows 11, und viele Kanzleien sprechen parallel mit DATEV über den Betrieb in der Cloud. Dieser Ratgeber zeigt in acht Punkten, was Sie im Umfeld Ihrer DATEV-Programme prüfen sollten – ohne dass Sie Versionsnummern auswendig kennen müssen.

Warum das Thema jetzt auf dem Tisch liegt

Die DATEV-Systemvoraussetzungen (Dokument 1080014, Stand 14.04.2026) nennen zwei Termine, die fast jede Kanzlei betreffen: Office 2016 und Office 2019 werden seit DATEV 19.0 im August 2025 nicht mehr unterstützt, und Office 2021 endet mit DATEV 20.0 im August 2026. Microsofts eigener Support für Office 2021 läuft am 13.10.2026 aus. Unterstützt bleiben Office 2024 und Microsoft 365 als Desktop-Installation; als Betriebssystem für Arbeitsplätze nennt DATEV Windows 11. Unabhängig davon bietet DATEV den Betrieb der Programme in der Cloud an. Ob und wann Ihre Kanzlei wechselt, entscheiden Sie mit DATEV beziehungsweise Ihrem DATEV-Lösungspartner. In beiden Fällen gilt: Arbeitsplätze, Zugänge, Netzwerk und Sicherung müssen dazu passen – und genau das lässt sich heute in Ruhe klären.

Sie müssen Ihre Versionen nicht kennen – so finden Sie es heraus

Öffnen Sie Word, klicken Sie oben links auf „Datei“ und dann auf „Konto“: Auf der rechten Seite steht, ob Sie Office 2016, 2019, 2021, 2024 oder Microsoft 365 nutzen. Drücken Sie die Windows-Taste, tippen Sie „winver“ und bestätigen Sie mit Enter: Das kleine Fenster zeigt, ob Windows 10 oder Windows 11 läuft. Prüfen Sie das an zwei oder drei Arbeitsplätzen, dann wissen Sie in fünf Minuten, ob Handlungsbedarf besteht – die vollständige Aufnahme aller Geräte übernimmt danach jemand, der dafür zuständig ist.

Checkliste: Acht Punkte für Ihre Kanzlei

Windows 11 an allen Arbeitsplätzen. Für jeden Rechner sollte feststehen, ob er bereits mit Windows 11 läuft, ob er sich aktualisieren lässt oder ob er ersetzt werden muss. Ältere Geräte scheitern häufig an den Hardware-Anforderungen von Windows 11 – das ist ein Beschaffungsthema mit Lieferzeit, kein Klick.

Office-Version. Office 2016, 2019 und 2021 laufen aus. Ziel ist Office 2024 oder Microsoft 365 als Desktop-Installation. Wichtig: Die reinen Browser-Versionen von Word und Excel sind für den DATEV-Einsatz keine Alternative.

Microsoft-365-Lizenzen. Wenn Sie zu Microsoft 365 wechseln, muss die Lizenz die Desktop-Programme enthalten. Prüfen Sie, welche Pläne Ihre Kanzlei heute hat, wie viele Nutzer tatsächlich arbeiten und ob Postfächer, Teams und Sicherheitsfunktionen im gleichen Plan liegen. Mehr dazu auf unserer Seite zu Microsoft 365 .

Internet-Bandbreite und Redundanz. Wer DATEV-Programme aus der Cloud nutzt, arbeitet nur so gut wie die Leitung. Klären Sie Upload-Geschwindigkeit, Vertragslaufzeit Ihres Anschlusses und ob es einen zweiten Weg gibt, etwa Mobilfunk als Ausfallreserve. Ein Ausfall am Abgabetag ist teurer als ein zweiter Anschluss.

Zugänge und MFA. Jede Person in der Kanzlei braucht ein eigenes Konto, geschützt mit einem zweiten Faktor (MFA). Gemeinsam genutzte Anmeldungen, ausgeschiedene Mitarbeitende mit aktivem Zugang und Administratorrechte ohne Zuständigkeit sind die häufigsten Funde in Kanzleien – und sie werden beim Wechsel in die Cloud nicht kleiner.

Backup der lokalen Daten. Ablagen, Scans, Vorlagen und E-Mail-Archive liegen oft auf einem lokalen Server oder auf einzelnen Rechnern. Dokumentieren Sie, was wo liegt, wer es sichert und wann die Wiederherstellung zuletzt geprüft wurde. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist ein Vorhaben, kein Backup. Was Backup und Archivierung unterscheidet, erklären wir unter Backup & Archivierung .

Drucker, Scanner, Kartenleser. Belegscanner, Etikettendrucker und Kartenleser für Signaturkarten hängen an Treibern und lokalen Anschlüssen. Prüfen Sie für jedes Gerät, ob es unter Windows 11 unterstützt wird und wie es im Cloud-Betrieb angebunden werden soll. Das ist selten kompliziert, aber immer dann ärgerlich, wenn es erst am Umstellungstag auffällt.

Zeitplan mit dem DATEV-Partner. Ob Ihre Kanzlei in die DATEV-Cloud wechselt, wann das geschieht und was mit vorhandenen Servern passiert, legen Sie mit DATEV beziehungsweise Ihrem DATEV-Lösungspartner fest. Bitten Sie um einen schriftlichen Ablauf mit Terminen – daran richten sich alle anderen Punkte dieser Liste aus.

Was typischerweise drei Monate vor der Umstellung passiert

Zuerst wird der Bestand aufgenommen: alle Geräte mit Windows- und Office-Version, alle Konten, alle Peripheriegeräte, der Internetanschluss und die vorhandenen Sicherungen. Daraus entsteht eine Liste, was ersetzt, aktualisiert oder neu eingerichtet werden muss. Danach folgt die Beschaffung, weil neue Rechner und ein zweiter Anschluss Lieferzeit haben. Anschließend werden Konten und MFA bereinigt, Microsoft-365-Lizenzen zugeordnet und die Geräte vorbereitet – Arbeitsplatz für Arbeitsplatz, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Die Serverfrage bleibt dabei bewusst offen: DATEV empfiehlt in vielen Konstellationen weiterhin Terminalserver, deshalb wird ergebnisoffen mit dem DATEV-Partner entschieden, ob ein Server bleibt, anders dimensioniert wird oder entfällt. Zum Schluss wird ein Termin festgelegt, an dem alle Beteiligten – Kanzlei, DATEV-Partner und IT-Betreuung – wissen, wer was tut.

Was das kostet

Der erste Schritt kostet nichts: Im kostenlosen IT-Check sprechen wir 30 Minuten über Ihre Kanzlei, danach erhalten Sie innerhalb von fünf Werktagen einen schriftlichen Bericht – ohne Verkaufsgespräch. Wenn Sie anschließend Unterstützung wünschen, gibt es zwei Wege: einen Servicevertrag ab 500 € pro Monat, typisch liegen Kanzleien je nach Anzahl der Arbeitsplätze zwischen 500 und 1.500 € pro Monat, oder Unterstützung nach Aufwand für 100 € pro Stunde ohne Mindestlaufzeit. Auf Anfragen antworten wir innerhalb eines Werktags. Nicht enthalten sind DATEV-Lizenzen, DATEV-Leistungen und neue Hardware – dafür bekommen Sie eine Liste, die Sie mit Ihrem DATEV-Partner und Ihrem Händler abstimmen können.

Häufige Fragen

Muss unsere Kanzlei in die DATEV-Cloud wechseln?

Das entscheiden Sie mit DATEV beziehungsweise Ihrem DATEV-Lösungspartner. B² ist kein DATEV-Partner und macht keine Aussagen zu DATEV-Produkten. Die Fristen für Office 2021 und Windows 11 gelten aber unabhängig davon, ob Sie in die Cloud wechseln oder lokal bleiben.

Reicht es, Office 2021 bis Oktober 2026 weiter zu nutzen?

Laut DATEV-Systemvoraussetzungen endet die Unterstützung für Office 2021 mit DATEV 20.0 im August 2026; Microsofts Support endet am 13.10.2026. „Nicht mehr unterstützt“ bedeutet: Probleme im Zusammenspiel werden nicht mehr behoben. Wer mit DATEV 20.0 arbeitet, sollte vorher auf Office 2024 oder Microsoft 365 als Desktop-Installation umstellen.

Fällt mit der Cloud unser Terminalserver weg?

Nicht automatisch. DATEV empfiehlt in vielen Konstellationen weiterhin Terminalserver. Ob Ihr Server bleibt, anders dimensioniert wird oder entfällt, hängt von Ihren DATEV-Programmen und Ihrer Arbeitsweise ab und wird mit dem DATEV-Partner entschieden – wir planen die Arbeitsplätze und Zugänge so, dass beide Wege offen bleiben.

Was übernimmt B² und was nicht?

B² kümmert sich um das Umfeld Ihrer DATEV-Programme: Arbeitsplätze, Windows- und Office-Versionen, Microsoft 365, Netzwerk und Bandbreite, Zugänge und MFA, Backup und Sicherheit. Änderungen an DATEV-Systemen selbst laufen über DATEV oder Ihren DATEV-Lösungspartner; wir stimmen uns mit ihm ab. Mehr zu unserer Arbeit für Kanzleien lesen Sie unter IT für Kanzleien und Steuerberater .

Nächster Schritt: der kostenlose IT-Check

Sie müssen vorher nichts zusammensuchen. Im 30-minütigen Gespräch nehmen wir auf, wie Ihre Kanzlei arbeitet, und prüfen die acht Punkte dieser Liste für Sie. Den schriftlichen Bericht erhalten Sie innerhalb von fünf Werktagen – ohne Verkaufsgespräch, Sie entscheiden danach in Ruhe. Kostenlosen IT-Check anfordern oder direkt anrufen: 0163 1484454 .